Wie organisieren, welche Software einsetzen?

Tatsächlich steht man ja als Existenzgründer früher oder später vor den Fragen:
Wie organisiere ich mich?
Wo und wie lege ich meine Dokumente ab?
Wie schreibe ich Angebote und Rechnungen?
Wie werde ich gesetzlichen Anforderungen gerecht, wie z.B. Aufbewahrungsfristen?
Wie optimiere ich mein Büro, damit ich alles finde, was ich suche?
Wie minimiere ich meine Arbeit bei der Steuererklärung?
Und wieso kann ich nicht einfach nur fotografieren und den Rest den Finanzfuzzis und Buchhaltern überlassen?

Nun, letzte Frage kann ich zumindest für mich einfach und schnell beantworten: ich schlag mich gerne selbst durch. Und so habe ich mich an die (integrierte) Organisation meines Büros herangetastet.

Alles wäre eigentlich auch ganz einfach und zu haben: Angebote kann man per LibreOffice schreiben, ebenso Rechnungen. Dafür gibt es genügend diverse Vorlagen mit Makros im Internet zu finden.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)? Geht ebenfalls mit LibreOffice als Tabelle.
Dokumente wie Rechnungen oder Verträge werden einfach ausgedruckt und in einen Ordner gepackt.
So hätten wir also alles abgedeckt.
Fertig.

Fertig?
Nee, so einfach will ich es auch nicht haben.
Wenn ich Angebote schreibe und ein Auftrag (mit ) draus wird, muss ich alle Daten noch mal im Vertragsformular eintragen – und wenn ich Rechnungen schreibe auch noch mal – zu faul. Ausserdem muss ich wieder eine extra Tabelle führen, damit ich mit den Anzahlungen und Schlussrechnungen nicht durcheinander komme – alles nicht das Wahre.
Und warum überhaupt einen ? Wäre ein beauftragtes Angebot mit Auftragsbestätigung und späterer Rechnung auf Basis der gleichen Stammdaten nicht viel einfacher? Jawoll! Und am besten gleich den gesamten Workflow inkl. EÜR abdecken.

Aber welche Software?

Wenn man sich ein bisschen über die angebotene an Software, mit denen man den Workflow abbilden kann, schlau macht, kommt man immer wieder auf folgende vermeintliche Marktführer: WISO Mein Büro und Lexware Angebot&Faktura.

WISO
Obwohl ich zuerst eine ganze Zeit mit WISO liebäugelte, schied WISO für mich im Endeffekt wegen des absolut undurchschaubaren Abo-Modells aus. Zu der, aus meiner Sicht schon recht teuren Jahreslizenz von rund 90€ (Stand Nov 2014), die jedes Jahr immer wieder erneuert werden muss (sonst kann man das programm nicht mehr nutzen), gesellen sich bis zu 17 frei kombinierbare Add-Ons, die monatlich (!) mit weiteren Abo-Gebühren zwischen 2,50€ und 5,00€ (Stand Nov 2014) zu Buche schlagen. Hier verliert man viel zu schnell den Überblick über die realen Kosten.

LEXWARE
Wie sah es also mit Lexware aus?
Die Vorschau sah ganz gut aus, die Schulungsvideos auch. Und irgendwo muss man ja mal anfangen. Also kaufte ich mir Lexware Angebot und Faktura (bei Softwareload, ca. 80€) . Die ersten 6 Stunden gingen für die Installation des Programms drauf, während mein Blutdruck permanent in die Höhe stieg.
Auf meinem Rechner (Windows 7, 64Bit) scheiterte die Installation immer an der Registrierung einer bestimmtem DLL. Suche und Recherche zur Problembehebung und das Testen von möglichen Lösungen kosteten viel Zeit und waren außerdem erfolglos. Schliesslich klappte die Installation im Kompatibilitätsmodus für Windows XP. Toll.

Dann richtete ich meine Stammdaten und mein Briefpapier ein. Das alles ging ganz gut und war einfach zu handhaben. Ein paar Artikel und Stundensätze legte ich auch an und schrieb die ersten Angebote. Die Ergebnisse konnten sich sehen lassen. Allerdings fragte ich mich, warum einige Dinge so deppert programmiert sind, wie z.B. dass Textbausteine von der Länge her begrenzt sind. Somit war es mir nicht möglich, unter meine Angebote eine „ich hab die AGB gelesen“-Zeile und eine Unterschriftenzeile zu platzieren.
Dann schrieb ich die erste Rechnung für eine Anzahlung und da zeigten sich zwei weitere Knackpunkte: Mit Lexware ist es nicht möglich, Teilrechungen zu erstellen. Klar, manuell schon, aber dass auf eine erste Teilrechung eines Auftrags eine automatisierte Schlussrechnung mit dem restlichen offenen Betrag erstellt werden kann, diese Möglichkeit gibt es nicht.
Der zweite Punkt war: wie sollten meine Einnahmen automatisch in eine EÜR gelangen?
Also schaute ich mir Lexware Buchhalter an und kaufte die Software. Nach 5 Tagen gab ich die Lizenz zurück und bekam mein Geld wieder. Ein großer Mist das Ding. Meine Erwartung war halt, dass sich Fibu und Angebotssoftware von Lexware nahtlos ineinander fügen. Das war aber nicht der Fall.
Ich hätte aus der Angebotssoftware immer (bereits richtig kontierte) CSV-Daten-Exporte machen müssten, um diese dann in die Fibu Software zu importieren. Hier gab es aber nicht mal eine Lexware-eigene Vorgabe, so dass ich auch noch Spaltenformate etc. selbst definieren musste. Nach weiteren 2 Stunden gab ich auf.
Fazit: schade um die 80€ für Lexware Angebot und Auftrag. Aber ich hakte das als Lehrgeld ab und suchte weiter, denn ich wollte eine „runde Lösung“ und ein integriertes System.

ORGAMAX
Schließlich stieß ich auf Orgamax. Der hohe Einstiegspreis von 199€ zzgl. eventueller Zusatzmodule zu je 99€ schreckten mich zuerst ab. Allerdings überzeugte mich die 30-Tage Testversion, in der ich alle Module ausgiebig testen konnte, vollkommen.
Die Bedienung der Software macht einfach Spaß. Sie wirkt „rund“ und stabil und ich entdeckte immer wieder Kleinigkeiten, die mich absolut positiv überraschten. So kann man beispielsweise Templates für E-Mails (jeweils für Angebote, Rechnungen usw.) anlegen mit Platzhaltern für z.B. Anrede und Name und ausserdem Anhänge festlegen, die mitgesendet werden. So gehen bei mir nun alle Angebote mit automatisch angehängten AGB als PDF per E-Mail raus. Auch die Textbausteine, sind völlig unproblematisch, so dass ich nun unter meine Angebote die Unterschriftenzeile anfügen kann.
Auch Teilrechungen sind nun super einfach, man kann sogar in % angeben, wie hoch der Teilrechnungsbetrag sein soll und muss nicht mal selbst rechnen.
Als es dann zu Halloween einen 35% Rabatt und auch noch einen einmaligen Existenzgründernachlass von 50€ gab, schlug ich zu. Ich kaufte die Basisversion und das Zusatzmodul Aufträge & Lieferscheine (das ist notwendig für Teil- bzw-. Abschlagrechnungen). Mittlerweile habe ich noch einen Netzwerkarbeitsplatz hinzugekauft, und nun läuft auf meinem die Serverversion und ich kann sowohl von Arbeitsplatz PC und meinem Notebook auf die gleichen Daten zugreifen.
Eine automatisierte Datenübergabe an meine EÜR (die ich zurzeit noch mit WISO Steuer mache) habe ich noch nicht, aber der Plan ist, in Zukunft entsprechende Module von Orgamax zuzukaufen (Modul: Steuerauswertungen), und somit auch dieses Thema somit schön integriert zu haben.

https://www.deltra.com/

 

Im nächsten Teil erzähle ich von der Einrichtung eines DMS (Dokumenten Management Systems) zur digitalen Ablage von Dokumenten.

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